在全民步入互联网时代的当下，科技和社会变革正快速转变我们的办公场所。随着移动性需求的增加和移动办公人员的涌现，人们对工作地点和工作方式的构想也发生了巨大变化。仲量联行在最新发布的2019年《办公空间使用基准数据》调研报告中指出，为了提高员工生产力及灵活性，越来越多企业开始致力于提供未来导向型办公场所，办公空间使用策略规划也迎来了转型升级。
仲量联行针对全球69家企业客户的108位管理人员开展了办公空间使用情况调研，收集到不同行业、不同区域、不同规模企业的相关指标及数据，通过标准化计算得出有价值的参考，帮助不动产管理团队了解目前办公空间使用水平，并借鉴其它企业行之有效的手段来制定更明智的空间使用策略。本次调研共涵盖了超过1亿平方米的办公空间和25000余栋建筑物。
企业办公空间使用规划正发生全方位的转变
根据高德集团（Gartner Group）的数据，现如今普通技术型员工只有40%的时间在办公桌工作，企业必须迅速调整其办公场所来跟上员工需求的变化。亚太区办公空间策略规划服务负责人Jeremy Doherty表示：“企业在进行办公空间规划时越来越青睐于开放式办公环境。我们的调研发现，43%的调研参与者所在企业中，其封闭办公室占所有办公空间的比例只有不到5%，而2017年这一数字曾达到了35%。此外，去年有超过半数的企业采用了移动办公模式，而2017年这一比例只有41%。”
数据显示，90%的调研参与者所在企业收集空间利用率数据的原因在于——为做出更明智的规划决策提供支持。中国办公空间策略规划服务负责人王鼎文认为：“这一现象表明，不同于以往出于报告需求而‘被动地’进行数据收集，如今，企业不动产管理团队通常希望‘主动’收集空间利用率数据来优化空间规划。”
数据追踪能为优化办公场所运营绩效和财务表现创造优势
跟踪空间使用指标、并利用这些指标与其它企业进行标杆对比不仅是实现不动产组合优化的第一步，基准数据监测还是优化办公场所运营绩效和财务表现的关键，能够检验该办公空间是否具备未来导向性。基准数据也有助于提高财务收益：例如，在本次调研参与者中，应用空间使用指标的企业实现成本节约或成本规避的可能性要高两倍。那些会收集需求数据的企业实现成本节约和成本规避的比例也要比其他企业高65%，这进一步表明数据追踪可以带来战略性优势。
王鼎文表示：“通过追踪空间使用情况，我们可以洞悉更有价值的驱动因素，来提高实际工作效率；亦可削减在大型办公室的不必要支出，用以设置更多的协作空间；同时还能吸引更多‘千禧一代’和喜欢‘随时随地’办公的优秀人才。”
创新科技为空间使用数据监测提供支持
为了更全面了解实际空间使用情况、并创造提高员工满意度和工作效率的办公环境，办公场所的管理者都乐于探索创新科技工具所带来的巨大机遇，如使用率追踪工具、预测分析软件、人工智能（AI）和认知技术等。这些科技手段可以提供实时的空间利用数据，为管理者对未来办公空间的规划提供参考。据统计，追踪空间使用数据的企业中，有76%的调研参与者所在企业采用了某种形式的技术方法，或采用了科技和目测法相结合的方式。
“展望未来，办公空间规划相关科技的进步将有助于我们建立更具前瞻性和灵活性的空间。如今，‘千禧一代’更倾向于在最合适自己的场所办公，工作环境已经成为他们做出就业决策的重要考量因素。办公场所灵活性的提高能够减少未充分利用空间，激励员工在工作中保持高效与热情，”Jeremy表示，“有了充分的数据和信息支持，企业可以更明智地改善办公空间的用户体验、避免空间的过度拥挤或未充分利用等问题、降低超额成本并提高办公场所的投资收益。”
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